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10 juin 2013

webmastering éditorial de votre site internet : comment l'externaliser ?

Pour une entreprise, un site Internet actif est devenu un outil primordial pour promouvoir ses activités. Le webmastering éditorial ou administration éditoriale permet de tenir régulièrement à jour cette interface avec le public.

L’animation éditoriale, c’est la mise en œuvre de toutes les actions de publication et de diffusion de contenu, dans un but triple mais très simple :

- Communiquer sur votre marque ou votre image.

- Fidéliser les internautes.

- Favoriser votre référencement naturel : les moteurs aiment les contenus frais et pertinents.

Qu’il s’agisse de quelques heures par mois ou à plein temps, pour une durée déterminée ou à l’année, la mise à jour de vos contenus peut intègre deux :

- Le webmastering éditorial de vos sites : publication, modifications, mises à jour, administration, gestion des envois des newsletters.

- La mise en ligne de nouveaux contenus : textes, images Rich Media (flash et vidéo )

Comment gérer la mise à jour des contenus de votre site web ? Quels process mettre en place pour simplifier le webmastering éditorial de votre internet ?

L’impact de l’administration éditoriale ?

Ce type de prestations n’est pas réservé à des sites de grandes envergures. Un site vitrine présentant une société doit être mis à jour de temps en temps. D’une part pour montrer aux éventuels visiteurs que votre société est toujours active, ensuite pour modifier les éventuels contenus qui ne sont plus d’actualités.

D’autre part, le positionnement de votre site dans les moteurs de recherche n’est pas figé. Si vous êtes déjà positionné sur des mots clés en référencement naturel, il est important de garder à l’esprit qu’un site qui n’est jamais mis à jour va voir son positionnement régresser. De même, si votre site n’est pas encore positionné, il est possible d’y arriver en sélectionnant les expressions ou mots clés sur lequel cela est possible. Dans tous les cas, il faudra mettre votre site à jour régulièrement afin de le positionner puis de maintenir se positionnement.

Enfin, un site qui offre de nouveaux contenus donnent envie à ses visiteurs de revenir.

Le webmastering éditorial de votre site internet est donc une stratégie e-marketing à part entière à ne pas sous estimer.

Mise à jour des contenus de votre site web : Externaliser ou traiter en interne ?

Deux solutions s’offrent à vous. Gérer cette prestation en interne, ou la confier à une agence web qui propose ce genre de service.

Pour savoir quelle solution est la plus appropriée pour externaliser le webmastering éditorial, il faut définir plusieurs points

Le choix de l'externalisation dépend de votre stratégie, des moyens à disposition et des coûts.

Les modifications réalisables par le client peuvent être nombreuses, la limite étant la maîtrise du sujet.

Une actualité ou un article bien rédigé requiert un minimum de compétences éditoriales. La mise en page en respectant les règles de communication visuelle et les normes de l'Internet nécessite une triple compétence de rédacteur, de designer et de développeur.

Se doter des compétences en question est un choix stratégique qui doit être fait en relation avec son cœur de métier.

Un deuxième aspect est économique, c'est celui du coût et des moyens pour réaliser la maintenance du site. La décision de l'assurer en interne est liée à la masse de travail à effectuer et aux ressources nécessaires (personnel, formation, maintien des compétences). Gardez en mémoire que l’externalisation n’est pas forcément celle qui sera la plus couteuse pour votre structure.

En effet, cette activité peut être rapidement chronophage, si vous n’avez pas les compétences requises, ni une bonne méthodologie.

Comment mettre en place l’administration éditoriale de votre site internet ?

Définissez votre stratégie : quelle page ou rubrique modifier ? À quelle fréquence ? Avec quel type de contenu ? Exemple : des témoignages clients, des textes, des présentations, des vidéos, l’envoi d’une newsletter, création d’un blog pro, d’un compte Twitter…Quelle est la charte éditoriale ?

Quelles actions : Définissez les priorités pour les planifier et les inscrire dans un projet.

Une fois les types d’actions choisies, il s’agit de rédiger : cela requiert une certaine pratique et de la technique, assurez-vous que votre approche soit à la fois efficace pour les moteurs et pleine de sens pour les internautes.

Enfin, on peut diffuser : sur son site, mais aussi dans les réseaux sociaux. En effet, les mises à jour doivent être relayées afin de maximiser les retombées. Il s’agit donc d’utiliser toutes les possibilités offertes par le web, sans se disperser, en gérant les éventuelles retombées de vos publications.

Fidélisez vos publics en optimisant la mise en scène de votre information. Création, mise à jour ou refonte éditoriale, tisser une véritable relation avec l’internaute.

En résumé : Méthodologie

- Définition de la ligne éditoriale

- Structuration de l’information et rédaction des contenus dans le respect de la charte SEO (référencement naturel)

- Définition du calendrier d’animation éditoriale et coordination des comités éditoriaux

- Animation éditoriale des rubriques, magazines et newsletters, fonctionnalités communautaires, événements, opérations spéciales…

- relais sur vos différents supports.

- mise à jour, suivi de la fréquentation, reporting ;

Enfin, en externalisant vous n’avez plus à vous soucier d’absence de votre ressource pour vacances ou maladie. Le prestataire s’engage à répondre à vos demandes selon les modalités établies dans votre contrat de prestation.

Sous quelle forme de contrat externaliser le webmastering éditorial : forfait ou régie ?

Pour cette prestation, vous avez le choix d’externaliser tout ou parti. Dans le cas où vous souhaitez tout externaliser, validez bien avec le prestataire ses champs de compétences : vidéo, animation flash, rédactionnel, etc. Si vous souhaitez n’externaliser que la mise en place des contenus, et les lui fournir. Soit parce que vous les créerez vous-même, soit parce que vous avez déjà un prestataire éditorial très compétent et qui connait votre charte par cœur, mais qui n’a pas la possibilité ou les compétences de gérer lui-même les mises à jour de contenus.

Ensuite, concernant le type de contrat, vous avez le choix entre régie et forfait.

Le coût sur de la régie sera supérieur. Cette forme se justifie si vous avez un besoin annuel avec beaucoup de demandes. Ça permet également de faire un point sur le consommé en fin de mois ou de trimestre, et d’année et de prévoir vos besoins pour la période suivante.

Le forfait sera plus adapté si vous avez des petites demandes.

L’externalisation va vous permettre tout d’abord de vous recentrer sur votre cœur de métier. Ensuite, de gagner en souplesse, de réduire vos coûts, de palier les difficultés d’adaptation aux évolutions technologiques

Externalisation du webmastering éditorial : Qualité des livrables et délais

Votre prestataire doit s’engager sur différents points :

- Le respect des délais pour chaque tâche

- La qualité des livrables en conformité avec la demande.

Vous pouvez lui demander de s’engager sur ce point grâce à une convention de service contractuelle avec pénalités associées. Le principe est de partir sur 3 états :

- Livrable en V1 : pas de pénalité

- Livrable en V2 : mise en conformité des éléments par rapport au brief

- Livrable en V3 : pénalité sur la facturation si les éléments ne sont toujours pas conforme à la demande initiale, avec bien évidement mise en conformité des éléments.

Ces éléments doivent être stipulés dans le contrat de prestation.

Votre prestataire doit vous présenter un mode de fonctionnement lors des mises à jour qui soit adapté à vos demandes, c'est-à-dire qui ne soit pas trop lourd à mettre en place et qui permette de mesurer la bonne mise en place de la prestation. Que ce soit une vérification de votre côté comme du sien.

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A propos de l'auteur / Constance Gatbois

Expert Digital et Entrepreneur depuis plus de 13 ans, j’accompagne les entreprises dans la transformation, les innovations marketing et technologiques, le développement des solutions web & mobile, les smart datas, la stratégie d’acquisition clients (SEO, SEM, …), le Social Media et CRM. A travers une expérience significative en France et à l’international, j’interviens au sein de grands groupes et ETI pour développer des solutions efficaces et centrées sur les usages clients et travailler sur des stratégies de transformation des modèles actuels.